La automatización de procesos se ha convertido, para las empresas modernas, en un aspecto esencial para poder tener los mejores resultados en la producción y procesos que la empresa lleva a cabo y para optimizar el tiempo de sus empleados.
Desde que la automatización comenzó a ganar relevancia en el mundo empresarial, han sido muchas las empresas de diferentes rubros que se han encargado de implementar esta tecnología a la rutina diaria de cada departamento y de esta forma, obtener mayores resultados.
Si quieres sacarle provecho a la automatización de procesos, ¡quédate con nosotros hasta el final de este artículo y descubre qué es DPA y como usarla a tu favor!
Beneficios de la automatización y control de procesos
Cuando se ejecuta de forma adecuada la tecnología de automatización, esta cuenta con el potencial suficiente para poder impulsar la eficiencia operativa, trayendo consigo el aumento de la productividad, eliminación del tiempo del talento humano en tareas repetitivas y mayor tiempo disponible para la toma de decisiones importantes.
Uno de los mayores beneficios conocidos y que sin dudas llama mucho la atención para los empresarios, es la reducción de costos que puede suponer la automatización de procesos, ayudando directamente con el crecimiento organizacional y aceleramiento de la innovación dentro de la empresa.
También resulta ser muy atractivo para las empresas el poder reducir el ciclo de producción e incluso, reducir la carga laboral, ya que implementarla permite la entrega de tareas con mayor agilidad para enfocar los esfuerzos en tareas de estrategia, resolución de conflicto y creatividad, aumentando la eficiencia de todo el personal involucrado.
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Uno de los mayores beneficios de la automatización y control de procesos es la posibilidad de minimizar los errores, incluso en un 98 % en tareas que aunque sean repetitivas pueden presentar errores al ser realizadas por el talento humano de la empresa; además, estos procesos pueden ser optimizados a través de su software siempre que se sea necesario.
Errores comunes en la automatización de procesos
Generalmente, se suele suponer que la automatización de procesos es la solución a todos los problemas organizacionales que tiene la empresa; sin embargo, antes de poder llevar a cabo este proceso se debe tener en cuenta el estado actual de cada uno de los procesos para poder combatir la falla de forma directa.
También, es sumamente importante tener en cuenta que parte de los errores más comunes al momento de realizar la automatización de procesos de una empresa es creer que se puede prescindir por completo del talento humano que forma parte de la empresa.
Implementar la automatización dentro de una empresa, sea grande o pequeña, no siempre es sencillo y muchas empresas suelen cometer errores que pueden afectar dicha automatización; por ello, es importante que conozcas los errores más usuales para que puedas evitarlos al momento de implementarlo en tu empresa.
No vincular al departamento de TI
Uno de los errores que más suelen presentar las empresas al momento de la optimización de sus procesos es la no vinculación del departamento de TI; es decir, no tomarlo en cuenta por completo o en muy baja escala, lo que de ambas formas puede ser uno de los errores más grandes de la automatización.
El departamento de TI debe ser considerado como una parte esencial e integral de la gestión de procesos; por lo tanto, debe ser considerado como una parte principal al momento de la automatización.
Principalmente, porque debemos tener en cuenta que el departamento de TI es el área de la empresa que se encarga de toda la administración de los recursos tecnológicos de la empresa.
No vincular las áreas interesadas
Este proceso es sumamente importante para diferentes áreas de la empresa y todas estas áreas deben estar involucradas directamente con el RPA software; además, de poder estar familiarizados por completo para poder utilizarlo en su totalidad.
Algunas de las áreas involucradas son, el departamento de marketing, el departamento de atención al cliente, ventas, e incluso el departamento de recursos humanos. Si estas áreas no se involucran o vinculan, puede traer consigo un atraso mucho más grande para la empresa y cada proceso.
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Dedicar poco tiempo a las pruebas
Las pruebas son vitales para lograr la correcta implementación de la hiperautomatización, ya que estas pruebas benefician tanto a la empresa como a aquellos proyectos en los cuales se aplica la automatización de los procesos para detectar las fallas sin la intervención humana.
Las pruebas se encargan de simular los flujos que recorrerán los usuarios del software al utilizar el sistema, para asegurar que el sistema cumpla con las exigencias de cada uno de los clientes finales, de esta forma, es posible asegurar que el sistema cumpla con los estándares de calidad establecidos para entregar versiones confiables y sin inconvenientes.
No monitorear los resultados
Ejecutar pruebas y a su vez monitorear los resultados es crucial para poder identificar cualquier desviación del comportamiento que se espera del software que se implemente, para poder automatizar los procesos de las empresas.
Es crucial realizar un seguimiento de los resultados y métricas de cada una de las pruebas para poder proporcionar toda la información sobre el rendimiento y confiabilidad del sistema.
A medida que el software evoluciona, los casos de prueba deben ser actualizados y optimizados constantemente, con esta acción se puede garantizar que las pruebas sigan siendo completamente relevantes y efectivas, proporcionando la información precisa sobre la confiabilidad del software que está siendo utilizado en la empresa.
Ignorar la cultura empresarial
Cuando hablamos de la cultura empresarial, se incluyen los valores, actitudes y objetivos que forman parte de la esencia de la empresa, estas se componen de detalles intangibles que forman parte de los procesos de toda la empresa.
La cultura empresarial debe formar parte de la automatización de los procesos para poder garantizar que los valores de la empresa se encuentren presentes en cada aspecto.
Además, la automatización contribuye a la rentabilidad y productividad de tu empresa, al tiempo que mejora la comunicación entre áreas y facilita la toma de decisiones.
Si eres un emprendedor o empresario interesado en aprovechar los beneficios de la tecnología y la automatización de procesos, te invitamos a contactarnos; en SQDM México nos especializamos en implementar estas soluciones y sacar el máximo provecho de ellas en tu negocio.
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