Un mapa de procesos es una de las herramientas que más puede ayudar a una empresa a conocer sus procesos y mejorarlos, ya que este puede lograr que área que se involucre pueda tener acceso a la información y mejorar su proceso laboral.
Estos están completamente ligados a los CMI de una empresa y las decisiones que deben tomarse en la cadena de procesos y resulta muy beneficioso para cualquier organización que desee implementarlo.
Si quieres conocer un poco más sobre este tema y todas las ventajas que te aguardan al usarlo, quédate hasta el final de este artículo y lo sabrás.
¿Qué es un mapa de procesos?
El mapa de procesos de una empresa se encarga de representar visualmente el flujo de trabajo de la organización, esto le permite al equipo comprender cuáles son los componentes de cada uno de los procesos con mayor claridad.
Existen una gran variedad de mapas de procesos y cada uno de ellos cuenta con un nombre diferente; sin embargo, el mapeo de procesos es una pieza clave en la organización de la empresa y la gestión de procesos.
Los diagramas de flujos o los mapas de procesos, se encargan de describir el flujo de la información y materias que representan las tareas que van asociadas a un proceso; sin importar si se trata de una área específica o si incluye a toda la empresa; además, de las decisiones que deben tomarse en cada proceso y las relaciones entre cada uno de los pasos.
En los mapas de procesos deben estar involucrados todas las áreas de la empresa, esto incluye, desde los empleados, hasta los clientes y supervisores; y estos diagramas se pueden generar con algún software y así crear un proceso digital.
Beneficios de contar con un mapa de procesos
El beneficio principal del mapeo de procesos es el de tener la capacidad de ayudar a las organizaciones a que puedan estar más optimizadas, y a ser más eficientes al momento de alcanzar una meta gracias a la transparencia en el flujo de los procesos; debido a que a lo largo de este mapa se puede conocer con detalle cada tarea y la forma de realizarla.
Otros de los beneficios más conocidos que brinda el mapa de procesos es el de poder detectar los cuellos de botella o procesos innecesarios que se hacen dentro de la empresa, y que suponen retrasos para lograr el objetivo en común y brindar soporte al cliente o proveedores.
Los mapas visuales utilizan apoyo visual e indicadores, lo que permite que sean entendidos por todos los participantes, esto trae consigo una mejora de comunicación en todas las áreas de la empresa y una mayor cantidad de participación por parte de los involucrados.
Al utilizar correctamente las plantillas que brinda el software del mapa de procesos, los equipos pueden participar directamente en cada uno de los pasos, intercambiando ideas con las demás áreas, mejorando la comunicación entre ellos y a su vez, optimizando el proceso de cada área y permitiendo que los desafíos o metas impuestos sean alcanzados con mayor facilidad.
Entre los beneficios que le otorga este proceso a las pequeñas y grandes empresas, también podemos encontrar:
- Rapidez de aprendizaje para los nuevos empleados.
- Mejor rendimiento de los equipos.
- Identificación de los aspectos a corregir del proceso.
- Mejor escenario para evaluar opciones.
- Mayor reconocimiento de las responsabilidades de cada área.
Mapa de procesos ISO 9001
El mapa de procesos 9001 tiene como objetivo ofrecer tanto al cliente como al usuario el servicio deseado, para que este pueda cubrir todas sus necesidades referentes a la empresa o servicio que se le está ofreciendo o que está adquiriendo y de la misma forma satisfacer sus expectativas.
ISO 9001 es una norma que se encarga de promover el enfoque a los procesos a implementar, desarrollar y mejorar para la eficacia del sistema; es decir, estructurando la gestión de procesos, sistemas operativos y sus vertientes para mantener una estructura coherente en cuanto a la administración de procesos de negocios.
Más información: ¿Que es a norma ISO 9001 y para qué sirve?
A lo largo de la creación de este mapa, debe asociar a un proceso, con otro proceso en concreto como mínimo, el cual también se debe colocar desde dicho mapa de procesos, esto desde el cuadro de mando integral (CMI), de esta forma, se comprueba que cada proceso se enlace a un procedimiento.
Este tipo de mapas no es limitativo, lo que quiere decir que puedes colocar en él cada uno de los procesos que existen dentro de tu empresa, como los procesos de apoyo, gestión, estratégicos y operativos, estos pueden estar incluidos en un solo mapa o puede crearse uno para cada proceso.
ISO 9001 indica que para cada proceso del mapa, es sumamente importante que se señalen las entradas y también las salidas de cada una de estas, al igual que toda la información que se disponga de cada proceso involucrado, esto permite que se tenga en cuenta información como:
- Planificación.
- Auditorías.
- Evaluaciones de riesgo.
- Evaluación de satisfacción parte del cliente o el usuario.
- Procesos de apoyo.
Esto le permite a la empresa contar con óptimas técnicas de recolección de datos, que tiene como finalidad un sistema de gestión de la más alta calidad, enfocada en los procesos y sus resultados.
Importancia del mapa de procesos para asegurar la calidad de software
El mapeo de los procesos no deja de ser importante cuando hablamos de la calidad de un software, ya que este puede ser útil en diferentes etapas para garantizar que se cumpla con los estándares de calidad que se requieren.
Un mapa de procesos permite que se puedan detectar ineficiencias de forma temprana y poder corregirlas en una toma de decisiones; además, comunican de forma clara todos y cada uno de los procesos internos y externos, detectan contingencias y proporcionan información del proceso.
Como hemos mencionado a lo largo de este artículo, el mapa de procesos de la empresa te permite conocer el status de cada uno de los procesos que se llevan a cabo dentro de dicha organización y a su vez, te ayuda a simplificar los procesos, comunicar visualmente y consolidar ideas.
Esto lo convierte en una herramienta fácil de usar y efectiva para documentar y también mejorar los procesos para mejorar los resultados finales, por lo que, usando las herramientas correctas, podrás aumentar la eficiencia.
En conclusión, el mapa de procesos de una empresa permite visualizar y entender la secuencia de actividades necesarias para llevar a cabo una tarea, lo que ayuda a identificar áreas de mejora, optimización y eficiencia, además, ayuda a mejorar la calidad del producto o servicio ofrecido y aumentar la satisfacción del cliente.
Esta es una de las tantas soluciones que podemos ofrecerte para favorecer los procesos de tu empresa. Si quieres realizar la transición hacia la transformación digital, mejorar, automatizar y hacer de tu compañía la más exitosa en su nicho, contáctanos y descubre todo lo que tenemos para ofrecerte.
