Las organizaciones y/o empresas están presionadas para adecuarse a la automatización de procesos digitales no solo para beneficio propio, sino también para colaboradores y clientes, pues mejora la experiencia de cada uno.
Aunque no sea un cambio inmediato, es vital que las empresas se reinventen para crear procesos rápidos, eficientes y sin fricciones y así mantener su ventaja competitiva, en un mercado que cada vez está más orientado al mundo digital.
Pensando en ello, en esta publicación queremos darte las herramientas necesarias para que sepas cómo impulsar los procesos empresariales a través de la automatización, y cuáles beneficios puede aportar.
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DPA o Digital Process Automation
A través del Digital Process Automation (por sus siglas en inglés) o automatización de procesos digitales, es posible digitalizar y mecanizar múltiples tareas involucradas dentro de los procesos empresariales.
Se trata de un método de tecnología digital que puede ser aplicado por las organizaciones a través del uso de software especializados, como medio para construir, automatizar y ejecutar diversos procesos a fin de optimizar el flujo de trabajo.
Así mismo, el uso de la tecnología DPA no necesariamente significa que los procesos están enteramente automatizados, puesto que estos suelen requerir de alguna manera la intervención humana.
¿Cómo funciona el DPA?
En concreto, la automatización de procesos digitales funciona tomando una tarea manual que ejecutan los empleados de manera orgánica para automatizarla. Lo hace recorriendo diversas fases que contempla desde el análisis hasta el control, pero enfocado siempre en la intención primordial que es optimizar el flujo de trabajo, de manera que se corrijan errores y alcancen los objetivos estratégicos.
Para ello, es necesario utilizar un software BPMS (Business Process Management Suite o System), que se encarga de diseñar, mapear, automatizar, ejecutar y monitorear cada proceso en todas sus etapas.
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Entre las fases de la gestión de procesos, se encuentran principalmente las siguientes tres:
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Fase de implementación
En este apartado se utiliza el BPMS para introducir los procesos modelados, así como los formularios electrónicos, definiendo además las tareas prioritarias y los responsables.
En este punto, se capacita a todo el talento involucrado en el proceso, para que tengan un conocimiento acertado del funcionamiento de cada sistema.
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Fase de despliegue y ejecución
Es la oportunidad para poner en práctica todo el mapeo de procesos, así como la ejecución de las actividades.
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Fase de monitoreo
Cuando se monitorea el proceso empresarial es posible verificar si aporta los resultados esperados, comparado con los objetivos y las metas.
Esta fase será más eficiente si también está automatizada, debido a que se obtendrá la información directamente del sistema y la fiabilidad de esta será mayor; además, esto permitirá emitir alertas ante la ocurrencia de casos críticos.
En esa misma línea, estas tres fases se llevan a cabo luego de recorrer otras etapas previas, donde es imprescindible evaluar los procesos digitales empresariales reales en una fase denominada AS IS.
Allí se podrán localizar las problemáticas puntuales, para luego rediseñar el proceso, tomando en cuenta los objetivos que busca lograr la organización (esta sería la fase TO BE), para finalmente implementar el mapeo.
Desde ese punto en adelante, los gestores de procesos evalúan los avances de las actividades, pudiendo regresar a la fase de modelado, con el fin de mejorar cualquier fallo detectado.
Beneficios del DPA
La automatización de procesos digitales trae consigo diversos beneficios que no solo se reflejan en ella, sino también en los diferentes actores que participan y se retroalimentan como clientes, proveedores y empleados.
En este caso, lo que más resalta a la vista, es el incremento exponencial de la productividad, así como la eficiencia, lo que conlleva a una importante reducción de costos, y esto se debe a que antes de automatizar, se optimizan los procesos, analizandolos, controlándolos y eliminando las tareas que resultan redundantes.
Otro punto importante del DPA es que se reducen los tiempos de trabajo, al igual que los errores en los procesos, esto se traduce en la obtención de una información más confiable y precisa, y además de otras ventajas como en el contexto de la comunicación entre departamentos que se vuelve más efectiva, y adicionalmente es posible hacer un mejor seguimiento de las actividades.
Actualmente, se puede encontrar un ecosistema digital muy eficiente, que permite albergar en un mismo espacio distintos procedimientos vitales para tu empresa.
Esto te dará la llave para escoger qué elementos llevarás a cabo dentro del sistema de control y poder automatizar las actividades, de esta manera, es posible simplificar las operaciones al interno de la organización, ejercer un mayor control de ella, tomar mejores decisiones y volverla más eficiente.
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¿Cómo saber si mi empresa necesita el DPA?
Existen algunas señales que ponen en evidencia la falta de un proceso más eficiente, entre ellos destaca:
- El ruido en la comunicación
Por ejemplo, si en el área de compras se envió la solicitud para aprobar un presupuesto y no recibe una pronta respuesta, o la respuesta es recibida por partes y en momentos diferentes, es claro que en una de las etapas del proceso se desvió del camino.
- Las acciones no están alineadas con las estrategias del negocio
Aquí la herramienta de BPM hace que los procesos se modelen y actualicen constantemente, de acuerdo con los objetivos estratégicos.
- Los procesos no son estandarizados
Esto les abre las puertas a los fallos y al desperdicio de tiempo, por lo que es vital definir reglas y automatizar.
- Gran dificultad para detectar problemas
Por ejemplo, si disminuye la productividad, pero no se sabe el porqué, o hay errores en un proceso largo pero no puedes determinar dónde se encuentra el fallo.
- Toma de decisiones no fundamentadas
Las decisiones al azar o emocionales hacen que tu empresa pierda su ventaja competitiva.
Las tecnologías de automatización de procesos digitales pueden ayudar con estos y más inconvenientes, es por eso que encontrar una empresa implementadora, que conozca las necesidades de tu empresa y aplique la solución necesaria es vital.
Como puedes ver, el DPA es una herramienta que puede convertirse en la solución más inteligente para manejar los procesos en tu empresa. Por ello, en SQDM ponemos a tu disposición la mejor tecnología para llevar tu organización a alcanzar la eficiencia máxima, conoce nuestro servicio aquí.
