El avance tecnológico es increíblemente rápido y cada vez se adapta mejor a nuestras dinámicas diarias, así es como cada día alguna actividad que realizamos puede ser llevada a cabo por un dispositivo o aplicación.
Esto es aplicado hoy en día por varias empresas, que facilitan las actividades de sus empleados con la integración de softwares especializados y personalizables que se adaptan fácilmente a los flujos de trabajo y tienen varios beneficios para la empresa, estos softwares se encargan del control y automatización de procesos.
¿Qué es la automatización de procesos?
La automatización de procesos empresariales se refiere al uso de tecnologías para realizar actividades que anteriormente eran manuales. El concepto de automatización está muy relacionado con el de transformación digital, ya que se relaciona con la mejora y optimización de la empresa haciendo uso de la tecnología.
La automatización dentro de las empresas por lo general permite que el equipo de trabajo deje de lado las tareas rutinarias, repetitivas y lentas, para enfocar su creatividad y energía en actividades de alto nivel.
Este cambio puede realizarse en cualquier departamento de la empresa, por ejemplo, el uso de chatbots es una herramienta de automatización para el departamento de ventas, atención al cliente y marketing.
Beneficios de la automatización de procesos
- Reducción de costos, este es uno de los beneficios y objetivos más importantes e iniciales de la automatización de procesos y la transformación digital; al tener una trazabilidad de los procesos, se comienza a descartar ciertos gastos innecesarios en cada actividad y eliminarlos.
- Integración de otros sistemas, ciertos softwares permiten integrar sistemas y bases de datos, entre otras herramientas, para lograr una conexión entre los diferentes departamentos de la empresa, e incluso otras figuras externas a la empresa pero que son importantes en el funcionamiento de la misma, como la oficina de correos, o los proveedores.
- Definición de patrones para las operaciones, cuando las operaciones comienzan a tener un patrón establecido se puede asegurar la calidad de la actividad y su resultado, estos patrones se definen a partir de las reglas de negocio que son definidas por los profesionales responsables.
- Trazabilidad de los procesos, un proceso realizado a partir de patrones definidos y automático es más fácil de analizar, monitorear y gestionar, pues a partir de estos se generan datos que permiten facilitar las auditorías y ofrecer una mayor transparencia en la empresa.
- Mayor control del desempeño interno, varias plataformas permiten que se definan indicadores de rendimiento y configurarlos en caso de un cumplimiento rápido o tardío. Al final, el encargado puede obtener un informe completo de los resultados en la periodicidad que se requiera.
- Actividades más accesibles, algunas plataformas ofrecen monitoreos gráficos que hacen más fácil el acceso a la información por parte de cualquier funcionario involucrado en el procesos en cuestión, esto permite que el equipo de trabajo esté al tanto de sus avances y de las responsabilidades de cada miembro.
Adicional a lo anterior, un mapeo completo de las actividades puede servir como un recurso para identificar las diferencias entre el proceso realizado y su versión ideal.
- Operaciones más rápidas, los procesos repetitivos que se automatizan acortan los flujos de trabajo, elimina los errores humanos que pueden producir reprocesos, y el tiempo entre cada actividad se reduce. Además, uno de los resultados más vistosos de la automatización es la simplificación del proceso, lo que permite eliminar tareas irrelevantes y añadir tareas en caso de ser necesario.
- Aumento de la productividad, con procesos automáticos la productividad laboral aumenta, pues los empleados pueden dedicarse a realizar otras tareas, como mejorar el servicio al cliente, u ocupar el tiempo en su crecimiento personal, asistiendo a capacitaciones.
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Ejemplos de automatización de procesos
Gestión de proyectos
Las empresas por lo general tienen varios proyectos en marcha al mismo tiempo, las herramientas integradas en las herramientas de automatización ayudan a indicar quién hace las tareas y cuando debe hacerlas, es decir, cada persona dentro del flujo será notificada cuando otra termine su tarea y sea su turno de actuar.
Este sistema permite que todos estén al tanto del estado del flujo de trabajo, incluidos los encargados, quienes serán notificados de manera inmediata si algunos de los trabajadores se retrasan en la entrega de su trabajo.
Documentación
Las empresas que le apuestan a la digitalización de documentos, y la automatización a la hora de clasificar estos documentos, incluso en crearlos, por lo general perciben un aumento de la organización digital y física de la empresa, e incluso una mejora del espacio físico de la empresa.
Procesos de ventas
Uno de los procesos dentro del área de ventas puede ser el seguimiento del estado de cada lead, crear bases de datos con los contactos que llegan a la empresa, generar campañas de ventas y mejorar los procesos de engagement.
Gestión de redes sociales
Con un sistema de automatización, el empleado puede programar publicaciones con anticipación y compartir de manera más ágil las ideas de creación de contenido con su equipo de trabajo.
Automatizar procesos es una apuesta segura, y casi que obligatoria para las empresas que tienen un crecimiento notorio dentro del mercado, existen varios softwares que pueden ayudar a las empresas a diseñar y gestionar diagramas de flujo de trabajo, pero sin duda uno de los más destacados y amigables con el usuario es Bizagi.
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