La mayoría de las empresas para que puedan tener éxito suelen implementar ciertos sistemas o software que les ayuden a alcanzar sus objetivos; uno de los más utilizados es el BPM, el cual les permite definir, modelar y mejorar sus procesos, contribuyendo a minimizar sus obstáculos y a aumentar su eficiencia.
Hoy en día muchas empresas no saben aún cómo mejorar su desempeño y la respuesta más asertiva es con la implementación de sistemas BPM, en este post explicaremos qué son bpm, los beneficios de una gestión de procesos y por qué las empresas deben implementar este sistema.
¿Qué son BPM?
Estas siglas en inglés significan Business Process Management, lo que se traduce en español como gestión de procesos de negocio; se trata de un sistema que tiene la finalidad de integrar a los dispositivos y trabajadores de manera que la empresa gane en productividad y eficiencia.
Otro objetivo de este sistema, es facilitar los flujos de trabajo entre los procesos de negocio. Al implementar esta herramienta, las empresas logran obtener una gran cantidad de beneficios, debido a que se convierten en procesos automatizados.
Entendemos que muchas compañías han tenido que invertir esfuerzo y dinero al tratar de mejorar sus procesos, es por ello que la recomendación es el uso de BPM, lo que supone una ventaja competitiva que mejorará su flujo laboral.
Cabe señalar que con la gestión de procesos de negocio se logra analizar, identificar, ejecutar, rediseñar, controlar, monitorear y medir los procesos de la empresa.
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Beneficios de la gestión de procesos de negocios
Es importante para las empresas conocer los beneficios que pueden obtener con la gestión de procesos de negocios, los cuales se detallan a continuación:
Mejora el desempeño
Cuando una organización implementa un BPM, se produce mayor eficiencia y eficacia, debido a la digitalización de los procesos de negocio, en lugar de gestionar de forma manual. Gracias a esta herramienta se logra entender y mejorar, creando posibilidades de automatización y eliminando a su vez los cuellos de botella.
Alinea las estrategias de la empresa
Por tratarse de una herramienta transversal enfocada en procesos y no en departamentos, hace que se genere mejor conexión entre ciertas áreas de la empresa que pueden estar desconectadas antes de la implementación del sistema.
Mejora la visibilidad
Otra ventaja que brinda el BPM, es permitir una fácil creación de análisis de la situación por la que pase la organización, así como sus objetivos, procesos, capital humano y tecnología; de esta manera se revela la ineficacia, elementos o departamentos que no se usan como debe ser.
Documenta y organiza los procesos de la empresa
Es de resaltar que una empresa con sistema BPM puede tener más claridad de los procedimientos que se deben seguir, permitiendo que se mejore en la productividad y eficiencia, así como en el flujo de la documentación.
Optimiza la productividad
El sistema BPM también ayuda a una empresa a identificar las labores y procesos innecesarios y los elimina. Ciertas decisiones pasan a ser automáticas, permitiendo que los trabajadores tengan un mejor uso del tiempo.
Mayor transparencia en los procesos
Con el BPM los procesos estarán predefinidos y al conocer la función y tareas que cumple cada trabajador dentro de la organización, permite una labor con mayor transparencia.
Todos estos procesos se pueden medir con datos cuantitativos, los cuales se recopilan en el sistema, para posteriormente generar cuadros de mando y obtener una mayor visibilidad.
Identifica la cadena de valor
Cuando ya se conocen los procesos primarios y la manera de gestión que requiere la empresa, una ventaja que brinda el sistema es que permite realzar la cadena de valor de la organización.
Evita riesgos
Con la configuración correcta de un sistema BPM, estará capacitado para simular procesos o situaciones que pueden surgir de forma repentina y a su vez preparar el procedimiento acorde con ello.
Reduce costes
Con la implementación de BPM se mejora la eficiencia, reduciendo las tareas manuales, lo que implica a su vez una reducción de costes en la organización.
Control en tiempo real
El BPM permite acceso a toda la información en tiempo real, una acción muy efectiva para darle mejor seguimiento a lo que sucede en la empresa.
Agiliza los tiempos de respuesta
Gracias al flujo de información, el sistema BPM contribuye en agilizar los tiempos de respuesta. De este modo, todos los involucrados en el proceso recibirán las notificaciones a tiempo y así podrán tomar las acciones correspondientes en el momento justo.
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¿Por qué implementar un BPM?
Con la implementación sistema de gestión de calidad, las empresas tienen la oportunidad de controlar sus recursos materiales, tecnológicos, humanos y financieros, así como también podrán establecer bases para las funciones de negocio a nivel interno y externo.
Cuando las empresas gestionan sus procesos a través de un sistema BPM, se vuelven mucho más eficientes, puesto que logran detectar fallos y los motivos por los que se dan los mismos.
De igual forma, el sistema de gestión de procesos de negocios, contribuye a que distintas partes de una empresa trabajen en conjunto de una manera más eficaz y eficiente, con el objetivo de que alcancen sus metas.
Estas herramientas suelen contribuir con la gestión de procesos, facilitar la automatización de flujos de trabajo en los diversos departamentos de una empresa, reducir costes y brindar muchos más beneficios.
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